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第２５回（2005.06.29） コミュニケーション監査 |
◆コミュニケーション監査とは 監査という言葉はよく聞くと思うが、コミュニケーションに対する監査というのはあまり耳にしないかもしれない。一般的に監査とは何かを探求、調査、監視、評価する プロセスを指す。コミュニケーション監査とはコミュニケーションに対する監査であり、 「コミュニケーション」を探求、調査、監視、評価するプロセス を言う。 コミュニケーション監査の監査視点はコミュニケーションがプロジェクトが「コミュニケーション計画通りに行なおうとしているかどうか」であり、もう少し、広く言えば、 プロジェクトの中でコミュニケーションが健全に行われているかどうか である。コミュニケーション監査の目的とすることは、コミュニケーションの健全化であるが、それは具体的には ・生産性 ・チームビルディング ・母体組織、顧客、ベンダーなどのステークホルダーとの調整・関係付けを可能にする コミュニケーションを実現すること といった目的があることに注意をしておく必要がある。 ◆コミュニケーション監査の効果 つまり、監査に期待する効果としては、 （１）事実の検証 ・プロジェクトの中での知覚は立場と経験により異なる ・メンバー各人が自分たちの知覚のあり方をチェックし、適正化できる （２）診断効果 ・プロジェクトを崩壊させかねない、コミュニケーションの問題を指摘する ・生産性の低下、チームワークの欠如といったプロジェクト組織の問題を予測する （３）フィードバック効果 ・コミュニケーション＝インプット ・効果＝アウトプット ・アウトプットが望ましくない状況になったときに、是正する （４）コミュニケーション効果 ・コミュニケーションに効果を向けさせることによって、良い影響を与える （５）トレーニング効果 ・コミュニケーションマネジメントに対するスキルアップの機会を提供する ・コミュニケーションに関する認識が研かれ、相互作用への感受性が身につく といったことが期待できる。特に、（１）の効果が重要である。ドラッカーによるとコミュニケーションとは、「相互理解」のプロセスであるが、それを通常のコミュニケーションマネジメントといった形で改善していくことは難しく、その点で監査が望まれることが多い。 ◆コミュニケーション監査の手順 コミュニケーション監査は Ｓ１：立ち上げ Ｓ２：計画 Ｓ３：診断・事実の発見 Ｓ４：分析 Ｓ５：評価 Ｓ６：フィードバック の６つのステップで行われることが多い。 コミュニケーション監査の立ち上げは、プロジェクトの計画プロセスで行われることが多く、 ・主要ステークホルダーとの面談 ・監査の目的の確認 ・監査の範囲の明確化 といった活動を行う。この活動の中でもっとも重要なポイントはステークホルダーにコミュニケーション監査という概念を理解させることである。 Ｓ２の計画では、まずは、監査に関する母体組織、ＰＭＯとの合意を作りこまなくてはならない。と同時に、報告方法の決定しておく必要がある。これがスタートになる。その上で、監査の目的に応じて ・監査領域の決定 を行い、監査領域に応じて、 ・監査手法を決定 する。 ◆コミュニケーション診断の分析視点 コミュニケーション診断の結果の分析視点としては、一般的に ・コミュニケーションをプロセスとして捉える ・コミュニケーションとプロジェクトプロセスを関連付ける ・タスクプロセスがコミュニケーションに与える影響を調査する ・情報交換の適正さを決定する ・コミュニケーションフローの方向をチェックする ・コミュニケーションメディアの利用方法を評価する ・コミュニケーション関係の質をチェックする ・コミュニケーションネットワークを図式化する ・プロジェクトをひとつのシステムとして見直す ・コミュニケーションをプロジェクトの成果物と関連付ける といったことが上げられる。 ◆コミュニケーション監査の手法と特徴 コミュニケーション監査の手法と特徴は以下のとおりである。 （１）観察 人的プロセス、環境、タスクプロセスデータを見るのに適している （２）インタビュー 従業員の知覚をはじめ、多くの課題を詳しくカバー可能 （３）質問票 組織の多くの情報を得るのに適している （４）クリティカル・インシデント 知覚された行動の具体例を知るのに適している （５）ネットワーク分析 構造的情報 （６）内容分析 組織を通じて処理された情報が得られる （７）コミュニケーション日誌 メッセージの内容がわかる コスト的には、（５）のネットワーク分析や、（７）のコミュニケーション日誌は大きくなる。監査コストと目的を考え合わせて、適切な監査手法を選んでいく必要がある。 |
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